문서 추적: 누가 파일을 공유했는지 아는 방법

문서 추적으로 사람들이 원하는 것

문서 추적을 검색하는 사람은 보통 다음 셋 중 하나를 원해요.

1. 열었나? 제안서나 피치 자료를 보냈고, 누군가 읽었는지 알고 싶어요.
2. 접근을 통제할 수 있나? 링크를 만료하고, 다운로드를 막고, 나중에 누군가의 접근을 취소하고 싶어요.
3. 누가 유출했나? 몇 사람에게 보낸 파일이 단체 채팅, 게시판, 경쟁사 받은편지함에 나왔고, 누구의 사본인지 알고 싶어요.

앞의 둘은 파일이 아직 내 손에 있을 때의 이야기예요. 세 번째는 파일이 나간 뒤의 이야기예요. 각각 다른 도구가 답해요.

문서를 추적하는 두 가지 방법

링크 추적은 누가 제안을 읽었는지 알고, 나중에 접근을 끊는 데 좋아요. 보이지 않는 곳은 뷰어 밖에서 일어나는 모든 일이에요. 내려받은 PDF, 인쇄물, 휴대폰으로 찍은 화면 사진, 채팅에 붙인 스크린샷이요. 링크는 전달될 수도 있고, 뷰어는 어떤 링크가 쓰였는지만 알고 누가 전화를 들고 있었는지는 모를 수 있어요.

사본 추적은 누가 열었는지를 알려 주지 않아요. 다른 질문에 답해요. 사본이 있으면 안 되는 곳에 나왔을 때, 누구의 사본이었나. 표시가 파일 안(이미지의 픽셀이나 PDF 페이지)에 있어서, 파일이 시스템을 떠나도 남을 수 있어요.

많은 팀이 둘을 함께 써요. 첫 열람은 추적 링크, 실제 파일을 보낼 때는 표시된 사본이요.

사람들이 시도하는 간단한 방법

무엇을 사기 전에, 흔한 수법과 어디서 깨지는지 알아 두면 좋아요.

• 사람마다 다른 파일 이름. 쉽고, 이름을 바꾸거나 스크린샷을 찍는 순간 사라져요.
• 문서 메타데이터(작성자, PDF 속성). 대부분의 채팅 앱, "PDF로 인쇄", 어떤 스크린샷이든 벗겨 내요.
• 보이는 이름 도장("Alex용으로 준비"). 한 번 더 생각하게 하지만, 잘라 내거나 칠할 수 있고, 보이니까 조심스러운 사람은 먼저 지워요.
• 받는 사람마다 몇 단어를 바꾸기(카나리아 함정이라고도 해요). 글자 그대로 복사되는 글에는 통할 수 있어요. 손으로 하면 느리고, 이미지에는 도움이 안 되며, 바꿔 말하거나 요약하면 깨져요.
• 이메일과 DLP 기록. 회사 안에서 누가 무엇을 보냈는지는 보여요. 받는 사람의 개인 휴대폰에서 무슨 일이 있는지는 못 봐요.

어느 것도 쓸모없지는 않지만, 유출하는 사람이 눈치채지 않거나 귀찮아하지 않는 데 기대요. 사본마다 보이지 않는 표시는 지울 눈에 띄는 것이 없어서 지우기 더 어려워요.

누가 파일을 공유했는지 추적하는 단계

1. 누가 파일을 받는지 적어요. 사람이나 조직마다 한 사본. 그룹 전체에 공유 사본 하나는 안 돼요.
2. 보내기 전에 각 사본을 그 받는 사람용으로 표시해요. 누가 어떤 사본을 받았는지 남겨 둬요.
3. 평소 경로로 보내요. 이메일, 채팅, 공유 드라이브.
4. 유출되면 찾은 것을 보관해요. 받은 그대로의 원본 파일, 스크린샷, 이미지를 날짜와 발견한 곳과 함께 저장해요. 다시 자르거나 편집하지 마세요.
5. 기록과 맞춰 봐요. 탐지 도구가 유출된 파일과 만든 사본을 비교하고, 어디에 맞는지 신뢰도 점수와 함께 알려 줘요.
6. 결과는 단서로 다뤄요. 일치는 사본을 가리키지, 사람을 가리키지 않아요. 누군가 다른 사람의 기기나 계정을 썼을 수 있어요. 조심스러운 대화를 시작하는 데 쓰고, 법적 조치를 하기 전에 변호사와 이야기하세요.

PDF는 유출된 PDF를 추적하는 방법을 보세요. 스크린샷은 스크린샷을 출처까지 추적할 수 있을까를 보세요.

무엇이 남는지, 솔직하게

어떤 방법도 모든 것에 버티지는 못해요. 포렌식 워터마크에서 기대할 수 있는 것을 Markedfile이 공개한 한계를 예로 들면 이래요.

• 보장이 아니라 신뢰도 점수. 정확한 파일은 약 99%, 서명된 메타데이터 표시만으로는 95%, 시각적 패턴만 남은 다시 저장한 JPEG나 스크린샷은 최대 85%예요. 보고된 점수이지, 보장된 탐지가 아니에요.
• 측정한 결과(v3 탐지, 내부 테스트). 테스트에서 잘못된 귀속은 0건이었고, 여기에는 잘못된 키로 읽은 20,000회와 독립 검증 실행에서 추가로 읽은 9,000회 이상이 포함돼요. 스크린샷은 테스트 사례 27건 중 25건에서 추적됐고(이전 버전은 27건 중 19건), 전체 테스트 코퍼스에서는 128건 중 113116건이었어요(이전에는 105106건). 형식별로는 PDF 60건 중 58건, PNG/JPEG 60건 중 53건이에요. 동영상은 이제 18건 중 15건에서 추적돼요. 자체 테스트 세트의 결과이지, 보장된 탐지가 아니에요.
• 잘라 내기에는 하한이 있어요. 표시할 파일은 최소 128×128 px여야 해요. 보장 없는 기준으로, 잘라 내기는 자세한 사진 약 224 px, 평평한 도표 약 192 px, 또는 평평한 회색이나 거의 검정 약 120 px가 필요해요. 불규칙한 질감은 약 256 px가 필요할 수 있어요. 테스트에서 읽은 가장 작은 잘라 내기는 약 120×120 px였어요.
• PDF 스크린샷은 페이지가 충분히 필요해요. 보장 없는 기준으로, 자체 v3 테스트에서는 사진은 약 160 pt, 슬라이드는 320 pt, 티켓은 200 pt, 또는 텍스트 페이지의 위쪽 절반이면 돼요. 유출된 PDF 자체가 있으면 스크린샷이 아니라 PDF를 올리세요.
• 다시 친 글은 추적되지 않아요. 단어를 새 문서로 옮기면 표시는 따라가지 않아요.
• 동영상은 Pro 이상에서 돼요(Pro: 활성 동영상 최대 5개, 각각 최대 10분·100 MB).
• 예전 파일은 다시 표시하세요. 이전 버전의 표시로 표시한 파일은 더 이상 탐지되지 않으니, 아직 공유하는 파일은 다시 표시하세요. 동영상 프레임의 스크린샷은 이미지로 탐지되지 않아요. 동영상 파일 자체를 올리세요.
• 유료 플랜에서는 증거 보고서(PDF)를 내려받을 수 있어요. 표시한 날짜와 파일의 SHA-256이 들어가요. 법적 문서는 아니에요.

Markedfile이 맞는 곳

Markedfile은 사본 추적을 해요. 파일을 올리고, 받는 사람마다 보이지 않는 표시가 있는 사본을 만들고, 사본이 새면 찾은 것을 올려 누구의 사본과 맞는지 봐요. 이미지와 PDF에 되고, 동영상은 Pro 이상이에요. 파일은 메모리에서 처리되고 내용은 저장되지 않아요. 링크 분석, 열람 추적, 접근 취소는 하지 않으니, 자료를 누가 열었는지 알아야 하면 링크 공유 도구와 함께 쓰세요.

공유하기 전에 파일에 표시를 해야 했고, 신원 확인용으로 보내는 PDF와 사진 같은 것을 다루는 셀프서비스를 찾지 못해서 시작됐어요. Free는 한 번에 최대 5개 파일을 보호할 수 있고, 6개월 동안 탐지돼요. 유료 플랜과 한계는 /pricing에 있어요. 자기 시스템에서 파일을 표시한다면 API는 Business와 Enterprise에 있어요.

FAQ

이메일로 보낸 PDF를 누가 열었는지 볼 수 있나요? 확실하게 볼 수는 없어요. PDF가 이메일에 첨부되면 받는 사람의 기기에 있는 파일이 돼요. 읽음 확인 수법이 있지만, 많은 메일 앱과 PDF 리더가 막아요. 열람 추적이 필요하면 파일을 첨부하지 말고 뷰어 링크를 공유하세요.

누가 내 문서를 공유했는지 알 수 있나요? 사람마다 구분되는 사본을 받았을 때만이에요. 모두가 같은 파일을 받았다면 비교할 것이 없어요. 보내기 전에 받는 사람마다 사본 하나에 표시하는 것이 그 질문에 답할 수 있게 해요.

스크린샷 뒤에도 문서 추적이 되나요? 링크 추적은 안 돼요. 포렌식 워터마크는 스크린샷이 이미지나 페이지를 충분히 남기면 종종 돼요(위의 자르기와 PDF 한계를 보세요).

추적 링크만으로 기밀 파일에 충분한가요? 누가 봤는지를 아는 데는 충분해요. 사본이 샐까 걱정된다면 충분하지 않아요. 다운로드, 인쇄, 화면 사진은 뷰어를 벗어나니까요.

문서 추적은 합법인가요? 보내기 전에 자기 파일에 표시하는 것은 대체로 문제없어요. 파일이 추적된다고 받는 사람에게 말하는 것도 유출을 줄여요. 사람을 감시하는 규칙은 나라마다 다르니, 열람이나 기기를 추적할 계획이면 현지에서 확인하세요. 이것은 법률 조언이 아니에요.

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