Asiakirjojen seuranta: näin tiedät, kuka jakoi tiedostosi

Mitä ihmiset tarkoittavat asiakirjojen seurannalla

Kun joku hakee asiakirjojen seurantaa, hän haluaa yleensä yhden kolmesta vastauksesta:

1. Avasivatko he sen? Lähetit tarjouksen tai pitch deckin ja haluat tietää, lukiko joku sen.
2. Voinko hallita pääsyä? Haluat linkin vanhentuvan, estää lataukset tai perua jonkun myöhemmin.
3. Kuka vuoti sen? Muutamalle lähettämäsi tiedosto ilmestyi ryhmäkeskusteluun, foorumille tai kilpailijan postilaatikkoon, ja haluat tietää kenen kopio se oli.

Kaksi ensimmäistä koskevat tiedostoa, kun se on vielä hallussasi. Kolmas koskee tiedostoa sen jälkeen, kun se on poissa. Eri työkalut vastaavat kuhunkin.

Kaksi tapaa seurata asiakirjaa

Linkin seuranta sopii siihen, että tiedät kuka luki tarjouksesi, ja siihen, että katkaiset pääsyn myöhemmin. Sen sokea piste on kaikki, mikä tapahtuu katseluohjelman ulkopuolella: ladattu PDF, tuloste, kuva näytöstä puhelimella tai keskusteluun liitetty kuvakaappaus. Linkin voi myös välittää, ja katseluohjelma saattaa tietää vain mitä linkkiä käytettiin, ei kuka piti puhelinta.

Kopion seuranta ei kerro, kuka avasi mitään. Se vastaa toiseen kysymykseen: kun kopio ilmestyy sinne, minne sen ei pitäisi, kenen kopio se oli? Koska merkki on tiedoston sisällä (kuvan pikseleissä tai PDF:n sivulla), se voi säilyä, kun tiedosto lähtee järjestelmästäsi.

Monet tiimit käyttävät molempia: seurattua linkkiä ensimmäiseen katseluun ja merkittyä kopiota, kun oikea tiedosto on lähetettävä.

Yksinkertaiset keinot, joita ihmiset kokeilevat

Ennen kuin ostat mitään, auttaa tuntea tavalliset keinot ja missä ne pettävät:

• Eri tiedostonimi jokaiselle. Helppoa, ja poissa heti kun joku nimeää tiedoston uudelleen tai ottaa kuvakaappauksen.
• Asiakirjan metatiedot (tekijä, PDF:n ominaisuudet). Useimmat keskustelusovellukset, "tulosta PDF:ksi" ja mikä tahansa kuvakaappaus poistavat ne.
• Näkyvä nimileima ("Valmistettu Alexille"). Se saa ihmiset miettimään kahdesti, mutta sen voi rajata tai peittää, ja koska se näkyy, varovainen vuotaja poistaa sen ensin.
• Muutaman sanan vaihtaminen vastaanottajittain (kutsutaan joskus kanarialoukuksi). Se voi toimia tekstille, joka kopioidaan sana sanalta. Käsin se on hidasta, se ei auta kuvissa, ja mukaelma tai tiivistelmä rikkoo sen.
• Sähköposti- ja DLP-lokit. Ne näyttävät, kuka lähetti mitä yrityksesi sisällä. Ne eivät näe, mitä tapahtuu vastaanottajan omalla puhelimella.

Mikään niistä ei ole hyödytön, mutta jokainen riippuu siitä, ettei vuotaja huomaa tai viitsi. Näkymätön merkki kopiota kohti on vaikeampi poistaa, koska poistettavaa ei ole näkyvissä.

Näin jäljität, kuka jakoi tiedostosi, askel askeleelta

1. Listaa, kuka saa tiedoston. Yksi kopio henkilöä tai organisaatiota kohti, ei koskaan yhtä jaettua kopiota koko ryhmälle.
2. Merkitse jokainen kopio vastaanottajalleen ennen lähettämistä. Pidä kirjaa siitä, kuka sai minkä kopion.
3. Lähetä kopiot tavallista kanavaasi: sähköposti, keskustelu, jaettu levy.
4. Jos se vuotaa, säilytä se, minkä löysit. Tallenna alkuperäinen tiedosto, kuvakaappaus tai kuva juuri sellaisena kuin sait sen, päivämäärän ja löytöpaikan kanssa. Älä rajaa tai muokkaa sitä uudelleen.
5. Vertaa sitä tietoihisi. Havaitsemistyökalu vertaa vuotanutta tiedostoa tekemiisi kopioihin ja kertoo, mihin se täsmää, luottamuspisteen kanssa.
6. Käsittele tulosta johtolankana. Osuma osoittaa kopioon, ei henkilöön. Joku on voinut käyttää toisen laitetta tai tiliä. Käytä sitä varovaisen keskustelun alkuun, ja puhu juristille ennen oikeudellisia toimia.

PDF:istä katso miten jäljität vuotaneen PDF:n. Kuvakaappauksista katso voiko kuvakaappauksen jäljittää lähteeseensä.

Mikä säilyy, rehellisesti

Mikään menetelmä ei säily kaikkea. Tätä voit odottaa forensiselta vesileimalta, Markedfilen julkaistut rajat esimerkkinä:

• Luottamuspisteitä, ei takuita. Noin 99 % tarkalle tiedostolle, 95 % pelkästä allekirjoitetusta metatietomerkistä ja enintään 85 % uudelleen tallennetulle JPEG:lle tai kuvakaappaukselle, jossa jäljellä on vain visuaalinen kuvio. Nämä ovat ilmoitettuja pisteitä, eivät taattua havaitsemista.
• Mitä mittasimme (v3-havaitseminen, sisäiset testit). 0 väärää kohdistusta testeissämme, mukaan lukien 20 000 lukua väärällä avaimella ja yli 9 000 lisälukua riippumattomissa varmennusajoissa. Kuvakaappaukset jäljitettiin 25 testitapauksessa 27:stä (edellisessä versiossa 19/27) ja 113–116 tapauksessa 128:sta koko testiaineistossamme (aiemmin 105–106). Muodoittain: 58/60 PDF-tapausta ja 53/60 PNG/JPEG-tapausta. Video jäljitetään nyt 15/18 tapauksessa. Nämä ovat tuloksia omista testijoukoistamme, eivät taattua havaitsemista.
• Rajauksilla on alaraja. Merkitsemiesi tiedostojen on oltava vähintään 128×128 px. Suuntaa-antavasti, ilman takuuta, rajaus tarvitsee noin 224 px yksityiskohtaista kuvaa, noin 192 px tasaista kaaviota tai noin 120 px tasaista harmaata tai lähes mustaa; epäsäännöllinen tekstuuri voi tarvita noin 256 px. Pienin testeissämme luettu rajaus oli noin 120×120 px.
• PDF:n kuvakaappaus tarvitsee tarpeeksi sivua. Suuntaa-antavasti, ilman takuuta, omissa v3-testeissämme: noin 160 pt valokuvaa, 320 pt diaa, 200 pt lippua tai tekstisivun yläpuolisko. Jos sinulla on itse vuotanut PDF, lataa PDF äläkä kuvakaappausta.
• Uudelleen kirjoitettua tekstiä ei voi jäljittää. Jos joku siirtää sanat uuteen asiakirjaan, merkki ei tule mukana.
• Video on Pro-tasolla ja sitä ylemmillä (Pro: enintään 5 aktiivista videota, kukin enintään 10 minuuttia ja 100 MB).
• Merkitse vanhemmat tiedostot uudelleen. Merkin edellisellä versiolla merkittyjä tiedostoja ei enää havaita, joten merkitse uudelleen kaikki, mitä vielä jaat. Videon ruudusta otettua kuvakaappausta ei havaita kuvana; lataa itse videotiedosto.
• Maksullisilla tasoilla voit ladata todisteraportin (PDF), jossa on merkintäpäivä ja tiedoston SHA-256. Se ei ole oikeudellinen asiakirja.

Mihin Markedfile sopii

Markedfile tekee kopion seurantaa: lataat tiedoston, luot näkymättömästi merkityn kopion vastaanottajaa kohti, ja jos kopio vuotaa, lataat löytämäsi nähdäksesi minkä vastaanottajan kopioon se täsmää. Se toimii kuville ja PDF:ille sekä videolle Pro-tasolta ylöspäin. Tiedostot käsitellään muistissa, eikä niiden sisältöä tallenneta. Se ei tee linkkianalytiikkaa, avausten seurantaa eikä pääsyn perumista, joten jos sinun täytyy tietää kuka avasi esityksen, yhdistä se linkinjakotyökaluun.

Se alkoi, koska sen takana oleva tiimi tarvitsi merkitä tiedostoja ennen jakamista, kuten henkilöllisyyden varmennukseen lähetettyjä PDF:iä ja valokuvia, eikä löytänyt itsepalvelutyökalua, joka teki sen. Free-taso antaa suojata enintään 5 tiedostoa kerrallaan, havaittavissa 6 kuukautta; maksulliset tasot ja rajat ovat sivulla /pricing. Jos merkitset tiedostoja omasta järjestelmästäsi, API on Business- ja Enterprise-tasoilla.

FAQ

Näenkö, kuka avasi sähköpostilla lähettämäni PDF:n? Et luotettavasti. Kun PDF on sähköpostin liitteenä, se on tiedosto vastaanottajan laitteella. Lukukuittauskeinoja on, mutta monet sähköpostisovellukset ja PDF-lukijat estävät ne. Jos tarvitset avausten seurantaa, jaa linkki katseluohjelman kautta sen sijaan, että liität tiedoston.

Voinko selvittää, kuka jakoi asiakirjani? Vain jos jokainen sai kopion, joka voidaan erottaa. Jos kaikki saivat saman tiedoston, verrattavaa ei ole. Yhden kopion merkitseminen vastaanottajaa kohti ennen lähettämistä tekee kysymyksestä vastattavan.

Toimiiko asiakirjojen seuranta kuvakaappauksen jälkeen? Linkin seuranta ei. Forensinen vesileima usein toimii, jos kuvakaappaus säilyttää tarpeeksi kuvasta tai sivusta (katso rajausten ja PDF:n rajat yllä).

Riittääkö seurattu linkki luottamuksellisille tiedostoille? Se riittää tietämään, kuka katsoi. Se ei riitä, jos pelkäät kopion vuotavan, koska lataus, tuloste tai kuva näytöstä jättää katseluohjelman taakseen.

Onko asiakirjojen seuranta laillista? Omien tiedostojen merkitseminen ennen lähettämistä on yleensä sallittua, ja vastaanottajille kertominen, että tiedostot ovat jäljitettävissä, myös hillitsee vuotoja. Ihmisten valvonnan säännöt vaihtelevat maittain, joten tarkista paikallisesti, jos aiot seurata avauksia tai laitteita. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa.

Kokeile Markedfilea ilmaiseksi · Yrityksille · Mitä on forensinen vesileimaus?