Pelacakan dokumen: cara tahu siapa yang membagikan berkasmu

Apa yang orang maksud dengan pelacakan dokumen

Saat seseorang mencari pelacakan dokumen, biasanya mereka ingin salah satu dari tiga jawaban:

1. Apakah mereka membukanya? Kamu mengirim proposal atau pitch deck dan ingin tahu apakah ada yang membacanya.
2. Bisakah aku mengendalikan akses? Kamu ingin tautan kedaluwarsa, memblokir unduhan, atau mencabut seseorang nanti.
3. Siapa yang membocorkannya? Berkas yang kamu kirim ke beberapa orang muncul di obrolan grup, forum, atau kotak masuk pesaing, dan kamu ingin tahu salinan siapa itu.

Dua yang pertama tentang berkas selagi masih di tanganmu. Yang ketiga tentang berkas setelah pergi. Alat yang berbeda menjawab masing-masing.

Dua cara melacak dokumen

Pelacakan tautan bagus untuk tahu siapa yang membaca proposalmu dan untuk memutus akses nanti. Titik butanya adalah semua yang terjadi di luar penampil: PDF yang diunduh, cetakan, foto layar dengan ponsel, atau tangkapan layar yang ditempel di obrolan. Tautan juga bisa diteruskan, dan penampil mungkin hanya tahu tautan mana yang dipakai, bukan siapa yang memegang ponsel.

Pelacakan salinan tidak memberitahu siapa yang membuka sesuatu. Ia menjawab pertanyaan lain: saat salinan muncul di tempat yang tidak semestinya, salinan penerima yang mana? Karena tanda ada di dalam berkas (di piksel gambar atau di halaman PDF), tanda itu bisa bertahan saat berkas meninggalkan sistemmu.

Banyak tim memakai keduanya: tautan yang dilacak untuk pandangan pertama, dan salinan bertanda saat berkas yang asli harus dikirim.

Cara sederhana yang orang coba

Sebelum membeli apa pun, ada gunanya mengenal trik yang biasa dan di mana mereka gagal:

• Nama berkas berbeda untuk tiap orang. Mudah, dan hilang begitu seseorang mengganti nama berkas atau mengambil tangkapan layar.
• Metadata dokumen (penulis, properti PDF). Dihapus oleh sebagian besar aplikasi obrolan, oleh "cetak ke PDF", dan oleh tangkapan layar apa pun.
• Stempel nama yang terlihat ("Disiapkan untuk Alex"). Itu membuat orang berpikir dua kali, tetapi bisa dipotong atau ditutup, dan karena terlihat, orang yang hati-hati menghapusnya lebih dulu.
• Mengubah beberapa kata untuk tiap penerima (kadang disebut jebakan kenari). Bisa berhasil untuk teks yang disalin kata per kata. Melakukannya dengan tangan lambat, tidak membantu untuk gambar, dan parafrase atau ringkasan merusaknya.
• Log email dan DLP. Menunjukkan siapa mengirim apa di dalam perusahaanmu. Tidak melihat apa yang terjadi di ponsel pribadi penerima.

Tidak ada yang sia-sia, tetapi masing-masing bergantung pada orang yang membocorkan tidak menyadarinya atau tidak mau repot. Tanda tak terlihat per salinan lebih sulit dihapus karena tidak ada yang jelas untuk dihapus.

Cara melacak siapa yang membagikan berkasmu, langkah demi langkah

1. Daftarkan siapa yang mendapat berkas. Satu salinan per orang atau organisasi, jangan sekali-kali satu salinan bersama untuk seluruh kelompok.
2. Tandai tiap salinan untuk penerimanya sebelum kamu mengirim. Simpan catatan siapa mendapat salinan yang mana.
3. Kirim salinan lewat saluran biasa: email, obrolan, drive bersama.
4. Jika bocor, simpan yang kamu temukan. Simpan berkas asli, tangkapan layar, atau gambar persis seperti yang kamu terima, dengan tanggal dan tempat menemukannya. Jangan potong ulang atau sunting.
5. Cocokkan dengan catatanmu. Alat deteksi membandingkan berkas yang bocor dengan salinan yang kamu buat dan memberitahu yang mana yang cocok, dengan skor keyakinan.
6. Perlakukan hasilnya sebagai petunjuk. Kecocokan menunjuk ke salinan, bukan ke orang. Seseorang mungkin memakai perangkat atau akun orang lain. Pakai itu untuk memulai percakapan yang hati-hati, dan bicara dengan pengacara sebelum mengambil langkah hukum.

Untuk PDF, lihat cara melacak PDF yang bocor. Untuk tangkapan layar, lihat bisakah tangkapan layar dilacak ke sumbernya.

Apa yang bertahan, dengan jujur

Tidak ada metode yang bertahan dari segalanya. Inilah yang bisa diharapkan dari watermark forensik, dengan batas yang dipublikasikan Markedfile sebagai contoh:

• Skor keyakinan, bukan jaminan. Sekitar 99% untuk berkas yang persis, 95% dari tanda metadata yang ditandatangani saja, dan hingga 85% untuk JPEG yang disimpan ulang atau tangkapan layar, saat yang tersisa hanya pola visual. Ini skor yang dilaporkan, bukan deteksi yang dijamin.
• Yang kami ukur (deteksi v3, uji internal). 0 atribusi salah dalam uji kami, termasuk 20.000 pembacaan dengan kunci yang salah dan lebih dari 9.000 pembacaan tambahan dalam putaran verifikasi independen. Tangkapan layar terlacak di 25 dari 27 kasus uji (19 dari 27 di versi sebelumnya), dan di 113 sampai 116 dari 128 kasus di seluruh korpus uji kami (sebelumnya 105 sampai 106). Per format: 58 dari 60 kasus PDF dan 53 dari 60 kasus PNG/JPEG. Video kini terlacak di 15 dari 18 kasus. Ini hasil dari set uji kami sendiri, bukan deteksi yang dijamin.
• Potongan punya lantai. Berkas yang kamu tandai harus berukuran minimal 128×128 px. Sebagai perkiraan tanpa jaminan, potongan butuh sekitar 224 px dari foto yang detail, sekitar 192 px dari diagram datar, atau sekitar 120 px dari abu-abu datar atau hampir hitam; tekstur tak beraturan bisa butuh sekitar 256 px. Potongan terkecil yang kami baca dalam uji kami sekitar 120×120 px.
• Tangkapan layar PDF butuh cukup halaman. Sebagai perkiraan tanpa jaminan, dalam uji v3 kami sendiri: sekitar 160 pt dari foto, 320 pt dari salindia, 200 pt dari tiket, atau setengah atas halaman teks. Jika kamu punya PDF yang bocor itu sendiri, unggah PDF-nya, bukan tangkapan layar.
• Teks yang diketik ulang tidak bisa dilacak. Jika seseorang memindahkan kata-kata ke dokumen baru, tandanya tidak ikut.
• Video tersedia mulai Pro (Pro: hingga 5 video aktif, masing-masing hingga 10 menit dan 100 MB).
• Tandai ulang berkas lama. Berkas yang ditandai dengan versi tanda sebelumnya tidak lagi terdeteksi, jadi tandai ulang apa pun yang masih kamu bagikan. Tangkapan layar dari bingkai video tidak terdeteksi sebagai gambar; unggah berkas videonya sendiri.
• Di paket berbayar kamu bisa mengunduh laporan bukti (PDF) dengan tanggal penandaan dan SHA-256 berkas. Ini bukan dokumen hukum.

Di mana Markedfile pas

Markedfile melakukan pelacakan salinan: kamu mengunggah berkas, membuat satu salinan bertanda tak terlihat per penerima, dan jika salinan bocor, kamu mengunggah yang kamu temukan untuk melihat salinan penerima mana yang cocok. Ini bekerja dengan gambar dan PDF, plus video mulai Pro. Berkas diproses di memori dan isinya tidak disimpan. Ia tidak melakukan analitik tautan, pelacakan pembukaan, atau pencabutan akses, jadi jika kamu perlu tahu siapa yang membuka dek, pasangkan dengan alat berbagi tautan.

Ini berawal karena tim di belakangnya perlu menandai berkas sebelum membagikannya, seperti PDF dan foto yang dikirim untuk verifikasi identitas, dan tidak menemukan alat swalayan yang melakukannya. Paket Free memungkinkan kamu melindungi hingga 5 berkas sekaligus, terdeteksi selama 6 bulan; paket berbayar dan batasnya ada di /pricing. Jika kamu menandai berkas dari sistemmu sendiri, API ada di Business dan Enterprise.

FAQ

Bisakah aku melihat siapa yang membuka PDF yang kukirim lewat email? Tidak secara andal. Begitu PDF dilampirkan ke email, itu berkas di perangkat penerima. Ada beberapa trik konfirmasi baca, tetapi banyak aplikasi email dan pembaca PDF memblokirnya. Jika kamu butuh pelacakan pembukaan, bagikan tautan lewat penampil alih-alih melampirkan berkas.

Bisakah aku mencari tahu siapa yang membagikan dokumenku? Hanya jika tiap orang mendapat salinan yang bisa dibedakan. Jika semua orang menerima berkas yang sama, tidak ada yang bisa dibandingkan. Menandai satu salinan per penerima sebelum mengirim adalah yang membuat pertanyaan itu bisa dijawab.

Apakah pelacakan dokumen bekerja setelah tangkapan layar? Pelacakan tautan tidak. Watermark forensik sering ya, jika tangkapan layar menyimpan cukup gambar atau halaman (lihat batas potongan dan PDF di atas).

Apakah tautan yang dilacak cukup untuk berkas rahasia? Cukup untuk tahu siapa yang melihat. Tidak cukup jika kamu khawatir salinan bocor, karena unduhan, cetakan, atau foto layar meninggalkan penampil.

Apakah pelacakan dokumen legal? Menandai berkasmu sendiri sebelum mengirimnya pada umumnya tidak masalah, dan memberitahu penerima bahwa berkas bisa dilacak juga mengurangi kebocoran. Aturan tentang memantau orang berbeda menurut negara, jadi periksa secara lokal jika kamu berencana melacak pembukaan atau perangkat. Ini bukan nasihat hukum.

Coba Markedfile gratis · Untuk bisnis · Apa itu watermark forensik?