Kontrakter som kan spores ved lekkasje: vannmerke for advokatfirmaer

Hvorfor juridiske dokumenter lekker

Et avtaleutkast, et term sheet eller en due diligence-mappe blir sjelden hos én leser. Det går til klienten, klientens medgründere eller styre, motpartens advokater, en bank, en sakkyndig, en assistent. Hver av dem kan videresende det, lime inn en klausul i en chat eller ta bilde av en skjerm.

Når et utkast dukker opp hos en journalist, en konkurrent eller motparten før det burde, har firmaet som regel en liste over alle som mottok det, og ingen måte å snevre den inn på, fordi alle kopiene var like.

Hva de vanlige valgene kan og ikke kan

• NDA-er og konfidensialitetsklausuler setter forventninger og gir deg noe å vise til, men de viser ikke hvilken kopi som ble delt.
• Virtuelle datarom styrer hvem som kan åpne filer, og logger tilgang. De hjelper mens dokumentet blir i rommet; når noen laster ned en fil, tar et skjermbilde eller fotograferer skjermen, stopper loggen. Synlige vannmerker i et datarom kan også beskjæres bort. Se synlig eller usynlig vannmerke.
• Passordbeskyttede PDF-er begrenser hvem som åpner en fil, ikke hva de gjør med den etterpå.
• Filmetadata forsvinner når et dokument lagres på nytt, skrives ut til PDF eller blir til et skjermbilde.

Fremgangsmåten: én usynlig merket PDF per mottaker

Et usynlig forensisk vannmerke er et mønster som skrives inn i sidene i en PDF, og som ikke er ment å synes ved vanlig lesestørrelse. Får hver mottaker en kopi med et annet mønster, har hver kopi sin egen etikett. Hvis dokumentet senere dukker opp et sted det ikke skal, laster du opp det du fant, og Markedfile rapporterer hvilken kopi det matcher.

Det stopper ingen fra å dele. Det gjør deling sporbar, og det å vite at kopier er merket enkeltvis, gjør folk som regel mer forsiktige. Mange firmaer vil også nevne det i oppdragsvilkårene eller i følgenotatet.

Slik setter du det opp

1. Lås dokumentet. Merk versjonen du skal sende, etter siste redigering. Endrer du filen etterpå, må den merkes på nytt.
2. Lag én merket kopi per mottaker. Last opp PDF-en til Markedfile, og lag en kopi for hver klientkontakt, motpart, bank eller sakkyndig. Bruk en nøytral etikett du kjenner igjen senere, for eksempel en mottakerkode, og hold listen privat.
3. Send hver mottaker sin egen kopi gjennom den vanlige kanalen: e-post, sikker lenke, meldingsapp.
4. Hvis noe lekker, skaff versjonen som ble funnet: filen, eller et skjermbilde eller et foto av den.
5. Last den opp til Detekter. Markedfile rapporterer hvilken mottakers kopi den matcher.

Det finnes også en kort side om et beslektet tilfelle: merke en styre- eller investorpresentasjon.

Filer behandles i minnet og lagres ikke. Free-planen dekker 5 aktive filer, deteksjon i 6 måneder og PDF-er på opptil 10 sider. Lengre dokumenter krever en betalt plan: Starter ($9.99/måned) tillater PDF-er på opptil 50 sider, Pro ($19.99/måned) opptil 100 sider, og Business-planen ($49.99/måned, ett felles arbeidsområde for hele teamet) opptil 500 sider. Hvis firmaet vil merke dokumenter fra eget dokumentstyringssystem eller egne arbeidsflyter, omfatter Business og Enterprise et API som også dekker video (POST /api/v1/mark og /api/v1/detect, opptil 10 min og 100 MB, nedlasting som MP4); se dokumentasjonen. Fordi dette ofte er sensitive filer, bør du holde plan, personvern og sikkerhet opp mot egne samsvarskrav før du bruker et verktøy med klientdokumenter.

Hva du gjør etter et treff

Et treff forteller deg hvilken kopi en fil kom fra. Det beviser ikke hvem som delte den: Mottakeren kan ha videresendt den med vilje, en kollega eller en assistent kan ha hatt tilgang, eller en innboks kan ha vært kompromittert.

• Start med en avmålt samtale med mottakeren eller klientkontakten, og vis hva du fant, og hvor.
• Sjekk hva som lekket. Én klausul er noe annet enn et helt utkast med navn og tall.
• Bestem hva som endres. For eksempel å snevre inn distribusjonslisten, sende sensitive vedlegg for seg, eller minne mottakerne på at kopier kan spores enkeltvis.
• Ikke anklag noen bare ut fra et treff, og ikke behandle det som bevis i seg selv. Hvis det følger en tvist, spør advokatene som fører den hvordan et slikt resultat kunne eller ikke kunne brukes.

Hvor denne fremgangsmåten har grenser

• Bare merkede kopier kan spores. Et utkast som allerede er sendt umerket, kan ikke matches senere. Hvis den gjeldende versjonen betyr noe, merk den og send den på nytt.
• Deteksjon er aldri garantert. Tung redigering, sterk komprimering, å skrive teksten på nytt eller et veldig lite utsnitt kan ødelegge et merke. Bilder og videorammer under 96×96 px avvises; alt annet bruker det samme mønsteret. For bilder er et utsnitt på omtrent 256 px av et detaljert område det omtrentlige minimumet, ikke et tak.
• PDF-skjermbilder: PDF-merket er nå usynlig, og PDF-er merket før denne endringen er ikke kompatible, så merk dem på nytt. Et skjermbilde kan sjekkes hvis det viser omtrent 200 pt av en billett, 160 pt av et foto, 320 pt av et lysbilde eller den øvre halvdelen av en tekstside; tett tekst alene blir ikke funnet. Et PDF-skjermbilde er etter beste evne og er ikke garantert.
• Tekst som er skrevet på nytt eller omskrevet, spores ikke. Hvis noen kopierer ordene inn i et nytt dokument, finnes det ikke noe merke å finne. Det er et annet problem enn en lekket fil eller et skjermbilde.
• Sidegrenser gjelder etter plan, som over.
• Det identifiserer en kopi, ikke en person. Behandle det som et spor.

FAQ

Kan jeg hindre en mottaker i å videresende et kontraktutkast? Ikke teknisk. Du kan gjøre videresending sporbar.

Endrer merket hvordan dokumentet ser ut, eller det juridiske innholdet? Det er laget for å være usynlig ved vanlig lesestørrelse, og det endrer ikke teksten. Sammenlign originalen og den merkede kopien på en skjerm du stoler på før du sender, og behold originalfilen.

Virker det hvis noen skriver ut dokumentet og fotograferer det? Det kan det i noen tilfeller, men deteksjon fra et foto av en utskrift er mindre pålitelig enn fra en fil eller et skjermbilde. Behandle det som etter beste evne.

Er et treff et bevis jeg kan bruke i en tvist? Behandle det som et spor, ikke som bevis. Spør dine egne advokater hvordan dere håndterer det hvis en tvist er sannsynlig.

Trenger jeg en egen kopi for hver person hos klienten? Det er det mest presise valget. Hvis det blir for mange, bruk én kopi per organisasjon eller per team.

Hva hvis jeg allerede har sendt utkastet uten merke? Den kopien kan ikke spores. Merk den, og send den nye versjonen hvis det er verdt det.

Prøv Markedfile for teamet ditt · Les API-dokumentasjonen