Avtal som kan spåras vid läcka: vattenmärke för advokatbyråer

Varför juridiska dokument läcker

Ett avtalsutkast, ett term sheet eller en due diligence-mapp stannar sällan hos en enda läsare. Det går till klienten, klientens medgrundare eller styrelse, motpartens ombud, en bank, en sakkunnig, en assistent. Var och en kan vidarebefordra det, klistra in en klausul i en chatt eller fotografera en skärm.

När ett utkast dyker upp hos en journalist, en konkurrent eller motparten innan det borde, har byrån oftast en lista över alla som fick det och inget sätt att snäva in den, eftersom alla kopior var identiska.

Vad de vanliga alternativen kan och inte kan

• NDA och sekretessklausuler sätter förväntningar och ger dig något att peka på, men de visar inte vilken kopia som delades.
• Virtuella datarum styr vem som kan öppna filer och loggar åtkomst. De hjälper medan dokumentet stannar i rummet; när någon laddar ner en fil, tar en skärmbild eller fotograferar skärmen, slutar loggen. Synliga vattenmärken i ett datarum kan också beskäras bort. Se synligt eller osynligt vattenmärke.
• Lösenordsskyddade PDF:er begränsar vem som öppnar en fil, inte vad de gör med den efteråt.
• Filmetadata försvinner när ett dokument sparas om, skrivs ut till PDF eller blir en skärmbild.

Sättet: en osynligt märkt PDF per mottagare

Ett osynligt forensiskt vattenmärke är ett mönster som skrivs in i sidorna i en PDF och som inte är tänkt att synas i normal lässtorlek. Får varje mottagare en kopia med ett annat mönster, har varje kopia sin egen etikett. Om dokumentet senare dyker upp där det inte ska, laddar du upp det du hittade och Markedfile rapporterar vilken kopia det matchar.

Det hindrar ingen från att dela. Det gör delning spårbar, och att veta att kopior är märkta var för sig brukar göra människor försiktigare. Många byråer vill också nämna det i uppdragsvillkoren eller i följebrevet.

Så sätter du upp det

1. Lås dokumentet. Märk den version du ska skicka, efter den sista redigeringen. Ändrar du filen efteråt måste den märkas igen.
2. Skapa en märkt kopia per mottagare. Ladda upp PDF:en till Markedfile och skapa en kopia för varje klientkontakt, motpart, bank eller sakkunnig. Använd en neutral etikett som du känner igen senare, till exempel en mottagarkod, och håll listan privat.
3. Skicka varje mottagare den egna kopian via din vanliga kanal: e-post, säker länk, meddelandeapp.
4. Om något läcker, skaffa den version som hittades: filen, eller en skärmbild eller ett foto av den.
5. Ladda upp den till Detektera. Markedfile rapporterar vilken mottagares kopia den matchar.

Det finns också en kort sida om ett närliggande fall: märka en styrelse- eller investerarpresentation.

Filer behandlas i minnet och lagras inte. Free-planen täcker 5 aktiva filer, detektion i 6 månader och PDF:er på upp till 10 sidor. Längre dokument kräver en betald plan: Starter ($9.99/månad) tillåter PDF:er på upp till 50 sidor, Pro ($19.99/månad) upp till 100 sidor, och Business-planen ($49.99/månad, en delad arbetsyta för hela teamet) upp till 500 sidor. Om byrån vill märka dokument från sitt eget dokumenthanteringssystem eller sina egna arbetsflöden, ingår i Business och Enterprise ett API som också täcker video (POST /api/v1/mark och /api/v1/detect, upp till 10 min och 100 MB, nedladdning som MP4); se dokumentationen. Eftersom det ofta är känsliga filer, jämför plan, integritet och säkerhet med era egna krav på regelefterlevnad innan ni använder ett verktyg med klientdokument.

Vad du gör efter en träff

En träff talar om vilken kopia en fil kom från. Den bevisar inte vem som delade den: mottagaren kan ha vidarebefordrat den med flit, en kollega eller en assistent kan ha haft åtkomst, eller en inkorg kan ha varit komprometterad.

• Börja med ett avvägt samtal med mottagaren eller klientkontakten, och visa vad du hittade och var.
• Kontrollera vad som läckte. En enda klausul är något annat än ett helt utkast med namn och siffror.
• Bestäm vad som ändras. Till exempel att snäva in sändlistan, skicka känsliga bilagor för sig, eller påminna mottagarna om att kopior kan spåras var för sig.
• Anklaga inte någon enbart utifrån en träff, och behandla den inte som bevis i sig. Om en tvist följer, fråga juristerna som driver den hur ett sådant resultat skulle kunna eller inte kunna användas.

Var det här sättet har gränser

• Bara märkta kopior kan spåras. Ett utkast som redan skickats omärkt kan inte matchas senare. Om den aktuella versionen spelar roll, märk den och skicka den igen.
• Detektion är aldrig garanterad. Tung redigering, stark komprimering, att texten skrivs om eller en mycket liten beskärning kan förstöra ett märke. Bilder och videorutor under 96×96 px avvisas; allt annat använder samma mönster. För bilder är en beskärning på ungefär 256 px av ett detaljerat område det ungefärliga minimet, inte ett tak.
• PDF-skärmbilder: PDF-märket är nu osynligt, och PDF:er som märktes före den här ändringen är inte kompatibla, så märk dem igen. En skärmbild kan kontrolleras om den visar ungefär 200 pt av en biljett, 160 pt av ett foto, 320 pt av en bild eller den övre halvan av en textsida; tät text för sig upptäcks inte. En PDF-skärmbild är efter bästa förmåga och är inte garanterad.
• Text som skrivits om eller parafraserats spåras inte. Om någon kopierar orden till ett nytt dokument finns inget märke att hitta. Det är ett annat problem än en läckt fil eller en skärmbild.
• Sidgränser gäller per plan, som ovan.
• Det identifierar en kopia, inte en person. Behandla det som ett spår.

FAQ

Kan jag hindra en mottagare från att vidarebefordra ett avtalsutkast? Inte tekniskt. Du kan göra vidarebefordran spårbar.

Ändrar märket hur dokumentet ser ut eller dess juridiska innehåll? Det är gjort för att vara osynligt i normal lässtorlek och det ändrar inte texten. Jämför originalet och den märkta kopian på en skärm du litar på innan du skickar, och behåll originalfilen.

Fungerar det om någon skriver ut dokumentet och fotograferar det? Det kan det i vissa fall, men detektion från ett foto av en utskrift är mindre tillförlitlig än från en fil eller en skärmbild. Behandla det som efter bästa förmåga.

Är en träff bevis jag kan använda i en tvist? Behandla den som ett spår, inte som bevis. Fråga dina egna jurister hur ni hanterar den om en tvist är sannolik.

Behöver jag en egen kopia för varje person hos klienten? Det är det mest exakta alternativet. Om det blir för många, använd en kopia per organisation eller per team.

Vad gör jag om jag redan skickat utkastet utan märke? Den kopian kan inte spåras. Märk den och skicka den nya versionen om det är värt det.

Prova Markedfile för ditt team · Läs API-dokumentationen