Dokumentsporing: sådan ved du, hvem der delte din fil

Hvad folk mener med dokumentsporing

Når nogen søger efter dokumentsporing, vil de som regel have et af tre svar:

1. Åbnede de den? Du sendte et tilbud eller et pitch deck og vil vide, om nogen læste det.
2. Kan jeg styre adgangen? Du vil lade et link udløbe, blokere downloads eller fjerne nogen senere.
3. Hvem lækkede den? En fil, du sendte til nogle få, dukkede op i en gruppechat, et forum eller en konkurrents indbakke, og du vil vide, hvis kopi det var.

De to første handler om filen, mens den stadig er hos dig. Den tredje handler om filen, efter den er væk. Forskellige værktøjer svarer på hver af dem.

To måder at spore et dokument på

Linksporing er god til at vide, hvem der læste dit tilbud, og til at lukke adgangen senere. Dens blinde vinkel er alt, der sker uden for fremviseren: en downloadet PDF, et print, et foto af skærmen med telefonen eller et skærmbillede sat ind i en chat. Et link kan også videresendes, og fremviseren ved måske kun, hvilket link der blev brugt, ikke hvem der holdt telefonen.

Kopisporing fortæller dig ikke, hvem der åbnede noget. Den svarer på et andet spørgsmål: når en kopi dukker op, hvor den ikke burde, hvis kopi var det? Fordi mærket sidder inde i filen (i pixlerne på et billede eller på siden i en PDF), kan det overleve, at filen forlader dit system.

Mange teams bruger begge dele: et sporet link til det første kig og en mærket kopi, når den rigtige fil skal sendes.

Lavteknologiske måder folk prøver at spore dokumenter på

Før du køber noget, hjælper det at kende de sædvanlige tricks, og hvor de bryder sammen:

• Forskellige filnavne pr. person. Let, og væk i det øjeblik nogen omdøber filen eller tager et skærmbillede.
• Dokumentmetadata (forfatter, PDF-egenskaber). Fjernes af de fleste chat-apps, af "udskriv til PDF" og af ethvert skærmbillede.
• Et synligt navnestempel ("Udarbejdet til Alex"). Det får folk til at tænke sig om, men det kan beskæres eller males over, og det er synligt, så en omhyggelig lækker fjerner det først.
• At ændre nogle få ord for hver modtager (nogle gange kaldt en kanariefælde). Det kan virke for tekst, der kopieres ord for ord. Det er langsomt at gøre i hånden, det hjælper ikke med billeder, og en omskrivning eller et resumé bryder det.
• Mail- og DLP-logge. De viser, hvem der sendte hvad inde i din virksomhed. De ser ikke, hvad der sker på en modtagers private telefon.

Ingen af dem er nytteløse, men hver af dem afhænger af, at den, der lækker, ikke opdager det eller ikke gider. Et usynligt mærke pr. kopi er sværere at fjerne, fordi der ikke er noget tydeligt at fjerne.

Sådan sporer du, hvem der delte din fil, trin for trin

1. Skriv op, hvem der får filen. En kopi pr. person eller organisation, aldrig én delt kopi til en hel gruppe.
2. Mærk hver kopi til dens modtager, før du sender den. Gem oversigten over, hvem der fik hvilken kopi.
3. Send kopierne gennem din sædvanlige kanal: mail, chat, et delt drev.
4. Hvis den lækker, så gem det, du fandt. Gem den originale fil, skærmbilledet eller billedet præcis, som du modtog det, med datoen og hvor du fandt det. Beskær eller rediger det ikke igen.
5. Tjek det mod dine optegnelser. Et detektionsværktøj sammenligner den lækkede fil med de kopier, du lavede, og fortæller dig, hvilken den matcher, med en konfidensscore.
6. Behandl resultatet som et spor. Et match peger på en kopi, ikke på en person. Nogen kan have brugt en andens enhed eller konto. Brug det til at starte en forsigtig samtale, og tal med en advokat, før du tager retlige skridt.

For PDF'er, se hvordan du sporer en lækket PDF. For skærmbilleder, se kan et skærmbillede spores tilbage til kilden.

Hvad der overlever, ærligt

Ingen metode overlever alt. Her er, hvad du kan forvente af et forensisk vandmærke, med Markedfiles offentliggjorte grænser som eksempel:

• Konfidensscorer, ikke garantier. Omkring 99 % for den nøjagtige fil, 95 % fra det signerede metadatamærke alene og op til 85 % for en JPEG gemt igen eller et skærmbillede, hvor kun det visuelle mønster er tilbage. Det er rapporterede scorer, ikke garanteret detektion.
• Det har vi målt (v3-detektion, interne test). 0 forkerte tilskrivninger i vores test, inklusive 20.000 aflæsninger med den forkerte nøgle og over 9.000 ekstra aflæsninger i uafhængige verifikationskørsler. Skærmbilleder blev sporet i 25 af 27 testtilfælde (19 af 27 i den tidligere version) og i 113 til 116 af 128 tilfælde i hele vores testkorpus (105 til 106 før). Efter format: 58 af 60 PDF-tilfælde og 53 af 60 PNG/JPEG-tilfælde. Video spores nu i 15 af 18 tilfælde. Det er resultater fra vores egne testsæt, ikke garanteret detektion.
• Beskæringer har en bund. Filer, du mærker, skal være mindst 128×128 px. Som vejledende minimum uden garanti skal en beskæring bruge omkring 224 px af et detaljeret foto, omkring 192 px af et fladt diagram eller omkring 120 px flad grå eller næsten sort; uregelmæssig tekstur kan kræve omkring 256 px. Den mindste beskæring, vi læste i vores test, var omkring 120×120 px.
• PDF-skærmbilleder skal have nok af siden. Vejledende og uden garanti, i vores egne v3-test: omkring 160 pt af et foto, 320 pt af et slide, 200 pt af en billet eller den øverste halvdel af en tekstside. Hvis du har selve den lækkede PDF, så upload PDF'en og ikke et skærmbillede.
• Tekst skrevet af igen kan ikke spores. Hvis nogen fører ordene over i et nyt dokument, følger mærket ikke med.
• Video findes på Pro og opefter (Pro: op til 5 aktive videoer, hver op til 10 minutter og 100 MB).
• Mærk ældre filer igen. Filer mærket med den tidligere version af mærket opdages ikke længere, så mærk alt, du stadig deler, igen. Et skærmbillede af et videobillede opdages ikke som et billede; upload selve videofilen.
• På betalte planer kan du downloade en bevisrapport (PDF) med mærkningsdatoen og filens SHA-256. Det er ikke et juridisk dokument.

Hvor Markedfile passer

Markedfile laver kopisporing: Du uploader en fil, opretter en usynligt mærket kopi pr. modtager, og hvis en kopi lækker, uploader du det, du fandt, for at se, hvilken modtagers kopi den matcher. Det virker med billeder og PDF'er, plus video på Pro og opefter. Filer behandles i hukommelsen, og deres indhold gemmes ikke. Det laver ikke linkanalyser, visningssporing eller tilbagekaldelse af adgang, så hvis du skal vide, hvem der åbnede et deck, så par det med et værktøj til at dele links.

Det startede, fordi teamet bag havde brug for at mærke filer, før de delte dem, såsom PDF'er og fotos sendt til identitetsverifikation, og ikke kunne finde et selvbetjeningsværktøj, der gjorde det. Free-planen lader dig beskytte op til 5 filer ad gangen, detekterbare i 6 måneder; betalte planer og grænser står på /pricing. Hvis du mærker filer fra dit eget system, ligger API'et på Business og Enterprise.

FAQ

Kan jeg se, hvem der åbnede en PDF, jeg sendte på mail? Ikke pålideligt. Når en PDF er vedhæftet en mail, er den en fil på modtagerens enhed. Der findes nogle tricks til læsekvittering, men mange mail-apps og PDF-læsere blokerer dem. Hvis du har brug for åbningssporing, så del et link gennem en fremviser i stedet for at vedhæfte filen.

Kan jeg finde ud af, hvem der delte mit dokument? Kun hvis hver person fik en kopi, der kan skelnes. Hvis alle fik den samme fil, er der ikke noget at sammenligne. At mærke en kopi pr. modtager, før du sender den, er det, der gør spørgsmålet til at besvare.

Virker dokumentsporing efter et skærmbillede? Linksporing gør ikke. Et forensisk vandmærke gør det ofte, hvis skærmbilledet beholder nok af billedet eller siden (se grænserne for beskæring og PDF ovenfor).

Er et sporet link nok til fortrolige filer? Det er nok til at vide, hvem der kiggede. Det er ikke nok, hvis du er bekymret for, at en kopi lækker, fordi et download, et print eller et foto af skærmen efterlader fremviseren.

Er dokumentsporing lovligt? At mærke dine egne filer, før du sender dem, er generelt i orden, og at fortælle modtagerne, at filer kan spores, afskrækker også læk. Regler for at overvåge personer varierer fra land til land, så tjek lokalt, hvis du vil spore åbninger eller enheder. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Prøv Markedfile gratis · Til virksomheder · Hvad er forensisk vandmærkning?